多项目管理中的时间管理

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  编者注:在周二的文章「为什么你觉得越来越忙碌」 中讨论了人们在职场陷入忙碌的原因,缺乏一套有效的体系(无论是纸张形式还是电子形式)将它们记录下来,以便经常审视。今天的文章是关于在多项目管理中的时间管理,让在职场的你,面对多项目管理时,不会陷入混乱。


  人的一生中要搞定多少项目?职业生涯?公司并购?论文?旅行?养孩子?照顾家庭?我想一定是数不过来,更可怕的是,不管你前一个项目是否结束,是否结束,后一个新项目都会强行进入 ,这可比老板的要求严格多了。

  如何能让自己在多项目的管理中更加有效率?更加有掌控力?更加有品质?我分享三个简单的方法,用omni focus举例(其实Doit.im也是一样用法)。


  通过情境批次处理多项目的行动,提高效率


  批次处理应该是最实用的提高效率的方式 ,举例:

  把需要电话解决的事情,比如说5件,列在一起,然后一次性全部打出去,比把5个电话分散到上午打2通、下午打3通,效率要高,为什么呢?

  因为这样合并了每次打电话的启动成本和结束成本 ,不知道你有没有这样的体验:

  1、打电话前除了准备好要说的内容,还要准备好打电话情绪和状态(从工作的烦躁状态切换到跟客户打电话的热情饱满状态)。

  2、要把当前的工作放下,去打电话,然后再切换回刚才的工作,这也是非常大的成本,有的时候状态很难再切换回去,挂掉电话之后就不想再写刚刚开了头的文档了。

  所以,批次处理就是让你一趟地铁直达,而不是换五趟地铁才到, 这样一来,效率自然提升不少。

  接下来的问题是,如何在多项目管理中尽量多的用批次处理的方法搞定行动,推动项目,分3步:

  第1步:设置你最常用到的情境


  情境不需要设置太多,5个以内就ok ,否则自己会比较容易忘掉,可以设置情境的忘了设置情境,那么你将对整个情境产生不信任的感觉,所以宁愿一开始的时候少一点,但是一旦符合条件的行动,就必须加入情境。

  我的情境有三个:

  1、phone:需要通过电话解决的事情。

  2、GoiNg out:需要外出解决的事情,比如说,三个项目都有需要外出解决的事情,有的是跑合同,有的是买材料,有的是拜访客户,那么当你今天必须要出门的时候,不如就把今天定为外出日,列出所有需要外出解决的事情,出一趟门,全部搞定!

qq红包一元免费领取   3、Waiting:授权出去后需要等待回复的行动,我都会加上这个情境,我猜你一定在授权出去的行动上加了时间底线对吧?所以你觉得时间底线到了,你再去催他,不就ok了~我以前就是这么做的,但后来发现到了时间底线那一天去催他的时候才发现,他完全会错了意,搞错了方向,于是不得不重新来过,所以后来我打算主动一点,有空的时候就用这个情境把所有授权出去的事情列出来,看看哪个不是很有把握,就主动沟通一下,有人说,在公司里,良好的沟通是高效的基础,我蛮认同的。

  第2步:录入行动时加入情境属性

   这个操作很简单,养成习惯需要一段时间,关键是你要知道你的情境都是什么,还有它们之间的界限在哪里 ,比如@phone和@XX客户,它们之间的界限就不清晰,如果有一个行动是给XX客户打电话,你就不得不二选其一,情境应该是分类,而不是标签,大多数的软件也是这样设计的。


  omni focus里面很方便,快捷键弹出收集窗口,用键盘录入行动,用tab和向下箭头可以选择项目和情境,全键盘操作很舒服。

  第3步:筛选出符合情境的行动

  


  这一步就很简单了,觉察你现在处在哪个情境下,打开软件看看有什么是现在可以做的,让大脑用来思考和决策,让电脑来提供资料和讯息 。

  你根本不用关心这些行动属于哪个项目,你只要知道,将他们批次处理完,你相关的项目都向前推进了一点点~不怕慢,就怕站,这种推进一点点的感觉也是蛮好的。

  通过增加鸟瞰视角,增强掌控力

  对于刚刚工作不久的人,大多会收到这样的建议:每天下班前,回顾这一天都做了些什么,明天上班后,第一件事就是规划一下当天的行动,选出最重要的事情先做

  这很好,对执行者比较有立竿见影的效果

  对于同时对多个项目负责的人来说,增强掌控力还需要从更高的视角去总览全局,至少要观察和思考到一周内的行动,这个视角称为鸟瞰(Bird View)。

  鸟瞰分为两部分:

  1、行事历上的约会

  2、即将截止的行动

  omni focus里面有个预测功能就是鸟瞰视角(其他软件也有类似的)。


  下一周所有的约会和即将截止的事情都一目了然,怎么样?是不是更有掌控感了呢?(或者焦虑也说不定,:P)

  通过每周回顾,增加项目品质


  平时在公司里像打仗一样的工作,所有的事情和思路都是碎片化的,因此更多的是迅速决策和行动,结果我猜是这件事让A去做和让B去做,得到的结果差不多~

  就拿做新员工培训来说,如何让这个项目更加有品质?

  光埋头做事很难提高品质,在梳理了整个项目之后,或许会有提高品质的办法出现。

  回顾的方法是:

  1、梳理全部计划

  2、问自己问题

  建议一个项目回顾结束之后,再到下一个项目


  现在做的任何事都会影响到未来,如果在录入或者分解任务不够到位的话,现在回顾和梳理起来就会比较吃力~

  梳理完全部计划之后问自己三个问题:

  1、有哪些地方还可以授权?

  2、下周我要重点关注什么?

  3、做这件事除了现在的方法,有没有更好的?

  我听说有些科学家和作家、艺术家,都有在睡梦中获得灵感的经历,他们认为沉浸在现状中,然后带着问题入睡,就有可能从潜意识中找到答案!《暗时间》作者刘未鹏把这个称作思维的惯性(我的微博上大家也都说自己有这样的体验)。

  感觉和上面提到的回顾提高品质有点异曲同工之妙,不妨试试吧。

  结语:

  人生其实就是一个大项目,人人都是产品经理,都在解决5个W(Who、What、When、Where、Why)和一个H(How)的问题

  我们管理多项目的能力关系到生活的质量,所以,我们一起加油咯!

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